회사생활 중 이메일을 활용하지 않는 회사는 거의 없을 것입니다.
요즘 여러 가지 생산성 툴 들이 나오고 있지만, 이메일은 아직까지 많은 회사에서 기본으로 활용하고 있는 의사소통 도구입니다.
특히 기획자는 디자인, 개발, 마케팅 등 여러 팀과 소통하는 포지션이라 이메일 작성할 일이 많습니다. 바쁠 때는 오전 시간 내내 이메일 확인과 작성으로 지나가는 경우도 있을 정도입니다.

매일 이메일을 확인하다 보면, 종종 갸우뚱하게 되거나, 기분이 좋지 않은 이메일들을 받곤 합니다.
오늘은 자주 쓰지만, 놓치기 쉬운 이메일 작성법에 대해 이야기해보고자 합니다.

제목은
이메일의 첫인상

이메일의 제목은 첫인상과도 같습니다.
이메일을 클릭하기 전 내용을 파악할 수 있도록 제목을 작성하는 것이 좋습니다.

<Bad>
제목 : 김 부장님 요청사항입니다.

→ 이러한 제목은 업무 할 당시에는 무슨 요청사항이었는지 기억이 나겠지만, 추후 관련
내용을 검색할 때는 이런 제목의 메일은 클릭하여 내용을 확인해야지만 파악할 수 있습니다.

<Good>
[중요] 5/3 서비스 론칭을 위한 정책 요청

→ 이렇게 제목 앞에 [중요], [문의], [긴급], [보고] 등 말머리를 넣어 수신인이 내용을 빨리
파악할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.
외부에 보내는 메일이라면 회사명을 말머리에 작성하여 내부 메일과 구분할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

받은 메일의 회신을 할 경우엔 어떤 회신인지 제목에 내용을 일부 포함하는 것이 좋습니다.

받은 메일에 회신하면 Re: 가 앞에 붙게 되는데 제목 수정 없이 여러 번 왔다 갔다 회신을 받다 보면 제목을 알아볼 수 없게 늘어나고 심지어 주고받는 과정에서  메일 제목과 내용이 달라지는 경우가 있습니다.

최근 10개가 넘는 Re: 가 붙어있는 메일을 받은 적이 있는데 모마일에선 제목이 안 보이고 심지어 내용은 제목과 달라 정말 당황스러웠습니다.

물론 바쁠 땐 어쩔 수 없지만 회신할 때 제목을 한번 변경해 준다면 빠르게 메일 내용을 파악할 수 있을 것입니다.

Re: Re: Re: Re: Re: Re: 홈 메인 리뉴얼 관련 각 팀 일정 회신 요청

Re: 홈 메인 리뉴얼 관련 각 팀 일정 회신 요청 -기획팀 일정

수신과 참조, 숨은 참조(Who)

수신과 참조, 숨은 참조를 잘 활용하는 자만이 업무를 완벽하게 이해했다고 할 수 있습니다.
수신인에 모든 메일 주소를 다 넣어서 보내거나 참조로 보내야 할 사람한테 메일을 보내지 않는 실수는 빈번하게 있는 일입니다.
수신/참조/숨은 참조를 어떻게 사용해야 하는지 명확하게 알고 활용해보세요.

수신(받는 사람) : 이메일을 확인해야 하는 사람. 즉, 이메일을 읽고 회신을 해야 하는 사람입니다.

참조 : 이메일의 내용을 알아야 하는 사람입니다. 내가 자리를 비우거나 상대방이 부재 시 대신 회신을 줄 수 있는 사람들을 참조에 넣습니다. 보통 프로젝트 인원들을 참조에 넣습니다.

숨은 참조 : 수신인과 참조는 이메일이 모두 노출이 되지만 숨은 참조는 이메일이 노출되지 않습니다. 프로젝트에 포함되어 있지 않지만 진행사항을 알아야 하는 임원급이나 중소기업의 경우 사장님까지 숨은 참조로 넣어 내용을 공유합니다.

내용은 용건만 간단히

내용을 작성하는 데는 몇 가지 포인트가 있습니다.

1. 메일의 시작은 인사입니다.

본인 소개는 물론이고 상대방의 이름과 직위도 함께 언급해주는 것이 좋습니다.

특히 사내가 아닌 외부 회사와의 커뮤니케이션 시에는 컨택포인트가 될 자신의 소개는 필수입니다.

예) 안녕하세요 000 팀장님, 000 회사 기획팀 000 대리입니다.

2. 두괄식으로 중요한 내용을 가장 첫 줄에 작성하는 것이 좋습니다.

이메일 보낸 용건을 가장 첫 줄에 작성하여 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 합니다. 

메일에 모든 내용을 구구절절 작성해서 결론을 찾기 어려운 경우가 있습니다. 메일 내용은 최대한 간결하고 명확하게 작성합니다.

3. 중요한 내용은 따로 표시해주세요.

하루에 수십 통의 메일을 받다 보면 스크롤을 내리면서 읽을 여유가 없을 수 있습니다.
내용은 최대한 간결하게 작성하고 중요한 내용은 볼드 처리나 색상을 변경하여 한눈에 보이도록
작성하는 것이 좋습니다.

4. Deadline을 꼭 쓰자

바쁘다 보면 회신이 필요한 메일을 보내도 깜깜무소식인 경우가 많습니다.
피드백이나 회신이 필요하다면 보내는 쪽에서 날짜, 시간 등을 명확하게 작성해주는 것이 좋습니다.

첨부파일을 활용하자

메일의 내용이 많거나 필요한 서류들이 있을 경우에는 첨부파일을 활용하여 전달하는 것이 좋습니다.

파일을 첨부하는 데에도 센스가 필요합니다.

1. 파일명도 확인해주세요.

메일의 제목과 마찬가지로 1111.pptx , 기획안. doc처럼 성의 없는 파일명을 그대로 보내는 경우가 종종 있습니다. 특히 이미지가 알 수 없는 파일명인 경우가 많습니다. 성의 없는 파일명은 받는 사람도 기분이 좋지 않고 혹시 잘못 보낸 것은 아닌지, 의심부터 듭니다. 이런 사소한 것 하나가 본인의 신뢰도를 좌우할 수 있습니다.

2. 파일 순서도 신경 써주세요.

파일을 순서대로 확인해야 하는 경우는 파일 명에 넘버링을 해주는 것이 좋습니다.
파일이 많을 때는 순서대로 올려주거나 파일을 묶어서 첨부해주는 센스!

3. 첨부파일 내용은 간략하게 메일에 작성해주세요.

파일만 첨부하고 내용은 작성하지 않는다면, 받는 사람들이 내용을 숙지하지 못해서 따로 질문을 받는 일들이 비일비재합니다.

특히 기획자는 각종 문서를 공유할 일이 많습니다. 문서 공유  시에는 파일을 첨부하더라도 간략한 내용을 작성해주는 것이 좋습니다.

4. 첨부파일은 되도록 pdf로 보내는 것이 좋습니다.

첨부파일은 상대방이 수정해야 하는 것이 아니라면 pdf로 보내는 것이 좋습니다.
요새는 모바일로 확인하는 경우가 많고, MS Office나 한글이 상대방 pc에 설치되어 있지 않을 수도 있기 때문에 가벼운 pdf로 보내는 것이 좋습니다.

여러 회사에서 요구하는 기획자의 핵심 역량은 소통능력입니다.

온라인 소통의 기본인 이메일 작성은 보내는 사람의 첫인상을 좌우할 수 있습니다.

기본을 지키며 센스 있는 기획자로 한걸음 나아가 봅시다.