구매담당자의 업무 파트너는 회사 내부와 외부로, 크게 둘로 나뉜다. 내부적으로는 구매요청을 일삼는(?) 회사 직원들, 즉 구매 요청자 또는 구매 신청자다. 구매 입장에서, 이 친구들은 시간만 나면 구매요청을 해 대는 듯하다. 따라서 구매담당자가 조금만 여유를 부려도 구매신청서가 수북이 쌓인다. 구매요청을 주로 누가 하는가? 여기에는 생산 담당자, 공사 담당자, 품질담당자, 개발자 등이 있다. 이 모두를 구매담당자가 커버(Cover) 해야 한다. 외부적으로는 자재 공급을 맡고 있는 다양한 협력업체가 있다. 앞서 언급했던 것처럼 협력사, 거래처, 납품업체, 거래업체, 공급업체, 하도급 업체 등으로도 불린다. 여기도 물론 간단치가 않다. 

대부분의 협력사는 거래의 역사가 장구하다. 그래서 구매담당자보다 훨씬 아는 정보가 많다. 이제 갓 입사한 구매담당자라면 이처럼 노회 한 업체를 상대해야 하는 버거움과 숙명적으로(?) 마주치게 된다. 반면에 신규 거래를 트기 위해 회사 안팎의 네트워크를 활용해 집요하게 접근하는 업체도 있다. 어떻게든지 협력사가 되기 위해 최저가를 제시해 담당자를 유혹하는 나름의 전략을 활용하기도 한다. 그리고 그 중간 즉 구매 요청자와 협력업체 사이에, 구매팀 또는 구매담당자가 자리 잡고 있다. 구매담당자는 이 둘 사이를 종횡무진해가며, 구매 요청자의 욕구와 협력업체의 욕망을 만족시켜야 한다. 이런 활동의 궁극적인 목적은? 당연히 회사 이익의 창출이다. 구매담당자는 전화, 팩스, 문자, 면담 등을 통해 수시로 구매정보를 확인하고 독촉하며 양자 간의 간극을 좁히기 위해 노력해야 한다. 때에 따라서는 구매담당자가 직접 협력업체를 방문하기도 한다. 아니 구매업무는 그게 다반사다.     

“어! 김 과장, 다들 어디 갔어? 주간회의 결과, 전달해야 하는데..”

“팀장님, 오늘 주간회의는 엄청 오래 하셨네요?”

“그러게 말이야, 나도 회의 시간 좀 줄였으면 좋겠다. 근데 그게 내 뜻대로 되나? 사장님 마음이지” 

“특별한 회의 이슈가 있었나요?”

“별 것 없었는데도 이상하게 회의 시간은 길어지더라고. 그건 그렇고, 진짜 다 어디 갔어. 월요일 오전부터 사무실에 사람이 없냐?”

“팀장님 기다리다가요. 다 외근 나갔습니다. 담당자들이 이번 주부터 협력업체 실사가 다들 잡혀 있어서 말입니다.”

“그래. 참 그렇지. 어디 어디였지?”

“우선 박 대리는 임대 금형 실사 건으로 A사 출장이고요.”

“A사 거기, 사급자재도 일부 있지 않았나?”

“네, 그렇습니다. 박 대리가 가는 김에 그것까지 같이 확인하는 걸로 했고요.”

“또 다른 담당자들은?”

“유주임은 신규업체 등록심사 관련해서 실태조사 차 업체 출장입니다.”

“그거 자꾸 신규 협력사 늘리지 말라니까, 있는 협력업체도 관리하기 힘들잖아?”

“지난번에도 보고 드렸던 것처럼, 이번 업체는 우리 회사가 필요한 핵심 기술력을 가지고 있는 특수한 경우라서.”

“그 업체 아니면 정말 안 되는 거, 확실한 거지. 아무튼 그렇다 치고 그리고 또”

“송 과장은 시설재(MRO) 주요 업체 정기실사 건으로 지난주부터 한 달 일정으로 계속 해당 업체 돌고 있습니다.”

“설마, 그냥 왔다 갔다 하는 건 아니겠지.”

“그럼요. 작년에도 실사 결과 보고 때 사장님이 협력사와 의사소통을 위해 좋은 취지라고 말씀하셨잖아요.”

“맞아! 그랬었지. 그런데 최대리도 안 보이네?”

“하도 책상에만 매달려 전화통만 붙잡고 있어서 거래처 B사 좀 다녀오라고 제가 내 보냈습니다. 요즘 B사 때문에 스트레스를 많이 받는 것 같아서요? 아무래도 현장을 보면 좀 낫지 않겠습니까?”

“그거 잘했네. 현장에 답이 있는 거야. 특히 우리 구매는 더 그렇잖아. 그러면 오늘은 김 과장하고 나하고 단 둘만 있는 거야?”

“아니요. 오늘만 아니라, 이번 주 내내 그럴 것 같은데요?”    

구매담당자가 실제 업무를 하다 보면 협력업체를 방문해야 하는 경우가 빈번히 발생한다. 상황에 따라 또는 기업에 따라 워낙 다양한 사례가 있어 정형화된 틀로 설명하기에는 다소 무리가 있다. 그래도 제조 기업에서 협력사를 방문해야만 하는 몇 가지 이유를 살펴보자.     

재고 실사    

구매업무 특성상, 기업의 자재 또는 장비를 협력업체가 보관하고 있는 사례가 발생하기도 한다.  그래서 필요한 양만큼 잘 사용하고 있는지, 보관 상태는 양호한 지를 확인하기 위해, 구매담당자는 정기적으로 협력사를 방문한다.   

신규업체 등록 실사    

구매담당자가 신규업체를 협력사로 등록해야 할 때가 있다. 기존 거래처인 협력업체群(Pool)에서 도저히 원하는 자재를 구입할 수 없는 경우다. 아무튼 이런 상황이 되면 구매담당자는 시간을 내어 반드시 업체를 방문해야 한다.이다.    

정기평가    

구매팀이 매년 거래관계에 있는 협력사(들)를 평가하는 것이다. 이른바 평가 점검표를 들고 직접 협력업체를 방문하여 점수를 매기게 된다.

정보공유    

 구매담당자가 별도의 시간을 갖고 협력업체를 방문하게 되면 의외로 많은 정보를 얻게 된다. 평소의 불만 이외에 해당 업계의 최신 현황 그리고 협력사의 경영상황 등도 공유할 수 있다. 생각보다 얻는 게 의외로 많다.  

구매 역량 강화    

구매담당자는 직접 가서 협력사의 주요 공정을 보고, 듣고, 묻고, 생산품목을 만져봐야 한다. 구매담당자에게 꼭 필요한 과정이다. 이런 경험이 구매담당자의 진짜 실력이 되는 것이다. 맨날 전화나 이메일로 얘기하는 것과 한 번이라도 협력업체를 방문한 것과는 하늘과 땅 차이다.     

이외에도 신용등급의 하락, 노사분규, 승계 문제의 다툼, 갑작스러운 화재, 사업장의 이전 등 협력사 경영 이슈가 발생하거나 그럴 기미가 보이면 구매담당자는 당장 현장을 찾아가야 한다..        

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