비서의 하루 - Secretary's daily work
비서의 일과(Secretary's daily work)
평범한 회사원이라면 대부분 비슷하게 하루하루 반복적인 일과를 포함하여 업무를 수행하고 있습니다.
비서직 또한 그 중 하나의 직종이라고 할 수 있겠죠.
매일아침 출근하여 업무 수행 후 퇴근까지..
기본적으로 수행하여야 하는 업무들과 기타 예상치 못한 상황들에 대한 대처능력을 발휘하며 다른 직종에 비해 더욱 융통성있고 센스있게 업무를 처리해야하는 것이 비서직의 특징이라고도 할 수 있겠습니다.
그럼, 비서들은 어떻게 하루를 보내는 지 생각해보겠습니다.
(잠깐! 일반 비서들을 기준으로 생각하고 비서의 포지션에 따라 상이할 수 있으므로 참고해주세요)
- 출근-
① 출근시간
비서는 상사의 출근시간보다 일찍 출근하여 집무실 및 사무환경 정비를 합니다.
그 외에도 하루일과를 어떻게 보내야 하는지 일정확인과 그에 필요한 업무들을 확인 합니다.
비서에겐 Confirm과 Re-Confirm이 생명!
개인별 수행능력 시간이 다르기 때문에 개인차가 있겠지만,
매일하는 환경정비이기 때문에 30분~1시간이내에 모든 환경정비를 끝낼 수 있도록 하는게 좋겠죠?
가령 정해진 회사의 출근시간이 9:00라고 했을 때,
상사의 출근이 9:00 이전일 경우,
상사의 출근시간보다 30분~1시간 전에는 출근 권장.
상사의 출근이 9:00 이후일 경우,
8:00~8:30에 사무실에 도착하는 것 권장.
② 오전 환경정비
상사의 집무실 환경정비 와 담당을하고 있는 구역(회의실, 탕비실 등) 그리고 본인의 자리를 항상 청결하고 정리정돈 된 상태로 정리하도록 합니다.
사무실의 환경이 회사의 이미지를 이야기하기도 하지만, 비서의 이미지 형성에도 큰 영향을 주기 때문이죠!
잘 정리되어 있지 않은 곳은 집중력도 떨어지게 되어 업무의 능률을 저해하는 요소가 됩니다.
또한, 상사가 본인의 비서에 대한 이미지와 신뢰도에도 영향을 주겠죠?
[상사의 집무실]
상사의 스타일에 따라 현저하게 많은 차이가 나는 부분입니다.
본인이 사용한 그대로 정리하지 않기 바라는 분이 계신가 하면,
간혹 깨끗하게 알아서 정리하는 것을 좋아하시는 분들도 계시지요.
그래서 보통 상사의 스타일에 맞추어 정리를 하되,
주의할 점은! 비서 본인의 임의대로 서류를 폐기하거나 보관하거나 하지 말것!
기본적인 사항이지만 한번 더 언급하는 것은 기본적인 것일 수록 실수할 수 있기 때문입니다.
[비서의 집무실]
책상 위는 되도록 필기도구와 항상 메모할 수 있는 메모지, 포스트 잇만 두고 기타 문서들은 너무 펼쳐놓지 않는 것이 좋겠죠. 비서실은 말 그대로 비밀문서를 다루는 곳이기 때문에 본의 아니게 정보가 새어나가기 쉬운 곳입니다.
자리를 비울때는 항상 컴퓨터 화면을 끄거나 잠그고, 책상 위는 정돈한 후에 서류가 있다면 덮어서 보이지 않게라도 하여주시는게 좋아요
그 외에 업무와 관련된 파일들은 자주 보는 것은 손에 닿기 편한 곳.
자주 보지 않는 것은 보관함에 넣어두는 것이 깔끔하겠습니다.~
가장 중요한 상사 관련과 기밀유지가 필요한 것들은
금고나 잠금이 가능한 곳에 보관해주세요!
보통 상사관련 개인인적사항 등의 파일들을 책상 위나 자주 봐야 하는 경우 손에 가까이 두기 쉬운데, 상사의 개인정보가 지나가는 나그네들에게 노출될 우려가 있답니다.
[회의실]
회의시에 필요한 비품들이 잘 정돈되어 있는지 확인해주세요.
특히, 그날 회의가 있다면 더더욱!
Projetor/TV/노트북 등등의 장비 점검은 필수!
화이트 보드의 마커들이 잘 나오는지 Check!
화이트 보드 지우개도 너무 오래 되지 않았는지 확인!
회의실의 밝기나 실내 온도도 체크해주세요.
[응접실/탕비실]
대부분 비서가 공간활용을 하기 때문에 신경써야 하는 곳 중 하나죠~
상사의 차, 식사, 손님용 차 등등이 보관되고 준비되어 나가는 곳이기 때문에
항상 청결하게 유지하여 주시고,
과일을 이용하는 경우에도 벌레가 생기지 않게 주의해주시는게 필요하겠습니다.
상사가 특별하게 드시는 차/음식이 있을 경우,
다른 직원들에게 인지시키고, 무분별하게 소비가 이루어지지 않도록 해주세요
[그 외 공간]
기타 복도나 사람들이 지나다니는 공간 또한 바닥에 떨어진 것이 없는지,
먼지가 너무 많지 않은지 등등을 살펴 보시고
쾌적한 곳에서 근무하면 기분도 UP, 건강도 Good!
③ 일과 확인
상사의 일정과 비서의 일정은 항상 동일하게 기재하도록 하는 것이 중요합니다.
수시로 상사의 변동되는 일정을 체크하는 것도 중요하겠죠?
어떤 회의가 있는지, 준비해야할 것은 무엇인지 등등을 미리 알아두고 확인하는 시간입니다.
그 외에 기타 업무 수행이 가능한 시간이 있는지도 확인해두면 비서의 일정관리도 되겠죠!?
-업무시간(상사 출근 후)
상사의 출근 후에는 더욱 긴장감을 가지고 일에 집중해야 할 필요가 있습니다.
1분1초가 다르게 움직이는 이 사회에서 상사들은 더욱 바쁘게 움직이고 일해야하고
그 상사를 보좌하기 위해서는 비서들도 신속 정확하게 업무를 수행해야하기 때문이겠죠.
수동적으로 주어지는 일만 할 경우,
멍~하게 있다가 일이 주어지면 당황하거나 일을 시작하는 데에도 시간이 걸리는 경우가 있습니다.
항상 능동적인 자세로! 똘망똘망하게 정신을 깨워놉시다!
실상 상사가 출근 한 후에는, 상사의 업무에 모든 것이 맞추어지기 때문에
상사의 스타일에 맞춰서 업무를 수행하는 것이 가장 중요하지요.
(비서 업무 중 손님 응대, 전화 응대, 이메일 수발신 등등 기타 업무는 다른 포스트를 참고해주세요^^)
-퇴근-
보통 상사가 퇴근하시면 비서가 퇴근하죠.
하지만, 요즘은 회사 규정 퇴근시간에 하는 분들도 많이 있는 것 같습니다.
상사가 퇴근하면 비서가 퇴근 하는 경우는,
보좌해 드려야 하는 업무가 있을 경우
상사 퇴근 후 집무실 정리 및 다음 날을 위한 준비
하루 일과 정리 및 다른 일정 준비 등등을 위해서 입니다.
여러분의 퇴근시간은 언제인가요?
퇴근 시에는
출근 시와 비슷하겠죠?
집무실 및 비서의 근무공간 정리, 상사의 지시사항 처리,
다음날 일정을 위해 일정확인 및 준비사항 확인 등등
보통 하루를 정리한다 생각하고 그날의 업무를 돌아보고 다음날의 업무를 준비하는 시간을 가지면 됩니다.
출근시 업무에 너무 많은 에너지를 썼더니...퇴근시까지 업무가 줄어드는 것처럼 보이는 것은 아닌지..ㅎㅎ
하지만, 어디까지나 기본적인 비서로서의 하루일과이고 더 많은 일을 하셔야 할 수도 있다는 점
꼭! 참고해주세요
감사합니다.
